Récupération de la TVA étrangère : ce que la réforme ViDA change pour les entreprises non établies

Moins d’immatriculations à l’étranger ne veut pas dire moins de formalités. Avec la réforme ViDA, beaucoup d’entreprises vont pouvoir renoncer à leur numéro de TVA dans certains pays européens, et découvrir au passage que la TVA payée sur place ne se récupère plus dans une déclaration locale, mais par une demande de remboursement déposée pays par pays.

Une PME française qui loue un entrepôt en Espagne déduit aujourd’hui la TVA sur son loyer dans sa déclaration espagnole. À partir de juillet 2028, elle pourra devoir l’avancer pendant des mois avant d’en obtenir le remboursement, alors même que ses obligations déclaratives auront été allégées. Ce basculement est le vrai sujet de la réforme pour la récupération de la TVA étrangère, et l’article le détaille exemples à l’appui, après un rappel des procédures.

Une entreprise supporte de la TVA dans un État où elle n’est pas établie dans des situations très courantes :

• la participation à un salon professionnel ;
• les frais d’hébergement, de restauration ou de transport lors de déplacements ;
• l’achat de biens ou d’équipements sur place ;
• la location d’un entrepôt ou d’un local dans un autre pays.

Cette TVA n’est pas perdue. Elle se récupère auprès de l’administration du pays où elle a été payée, selon une procédure qui dépend du lieu d’établissement de l’entreprise et qui a ses propres formulaires, ses justificatifs et ses délais de forclusion.

Récupérer la TVA étrangère sans immatriculation : les deux procédures de remboursement

Le droit européen distingue les entreprises établies dans l’Union de celles établies dans un pays tiers, et la différence ne tient pas qu’au texte applicable : le guichet de dépôt, les délais et les conditions changent aussi.

Entreprise établie dans l’UE : la procédure de la directive 2008/9/CE (ex-8e directive)

On parle encore souvent de « 8e directive », du nom du texte de 1979 que la directive 2008/9/CE a remplacé en 2010. La procédure est entièrement dématérialisée. Une entreprise française qui a payé de la TVA en Allemagne ou en Italie dépose sa demande en ligne depuis son espace professionnel sur impots.gouv.fr ; l’administration française la transmet à l’État de remboursement, qui l’instruit et verse lui-même les fonds.

Le remboursement suppose plusieurs conditions :

• l’entreprise n’a réalisé dans ce pays aucune livraison de biens ni prestation de services imposable, en dehors des opérations autoliquidées par son client ou déclarées via le guichet unique OSS
• les dépenses ouvrent droit à déduction selon les règles du pays de remboursement, qui ne sont pas toujours celles de la France ;
• la demande atteint un montant minimum : 400 € pour une période inférieure à l’année, 50 € pour une demande annuelle.

La date limite tombe le 30 septembre de l’année qui suit la dépense. Passé ce délai, la TVA est définitivement perdue, ce qui arrive plus souvent qu’on ne le croit lorsque les factures arrivent tard ou dorment dans des notes de frais. L’administration étrangère dispose ensuite, en principe, de quatre mois pour se prononcer, un délai qui s’allonge si elle demande des informations complémentaires.

Entreprise établie hors UE : la procédure de la 13e directive (86/560/CEE)

Une société suisse, canadienne ou britannique n’a pas accès à un portail centralisé. Elle dépose sa demande directement auprès de l’administration fiscale de chaque pays où elle a payé de la TVA, avec les formulaires et les modalités propres à ce pays. Les conditions sont aussi plus strictes :

• certains États exigent que le pays d’établissement accorde un avantage équivalent à leurs propres entreprises : c’est la condition de réciprocité ;
• plusieurs pays imposent la désignation d’un représentant fiscal pour déposer la demande, et c’est le cas de la France ;
• l’entreprise ne doit pas avoir réalisé d’opérations imposables dans le pays, sauf exceptions prévues par les textes ;
• les dépenses doivent ouvrir droit à déduction selon la législation locale.

La directive fixe un délai de six mois après la fin de l’année civile, soit en général le 30 juin de l’année suivante. Les justificatifs exigés et les délais de traitement varient fortement d’un pays à l’autre, et la procédure devient vite lourde à suivre quand les dépenses sont dispersées dans plusieurs États.
Prenons une société canadienne qui expose chaque année dans un salon à Paris. Elle récupère la TVA française sur les droits d’entrée et les repas de ses équipes, par l’intermédiaire de son représentant en France. Pas celle sur ses nuits d’hôtel : en France, l’hébergement du personnel n’ouvre pas droit à déduction, et cette règle s’applique aux entreprises étrangères comme aux entreprises françaises.

Les deux procédures en un coup d’œil :

Entreprise immatriculée dans le pays : la TVA se déduit dans la déclaration locale

Une entreprise qui dispose d’un numéro de TVA dans le pays où elle a payé la taxe ne passe pas par ces procédures. La TVA sur ses achats locaux s’impute directement sur sa déclaration périodique et vient en diminution de la TVA collectée. Si la déclaration dégage un crédit, l’entreprise en demande le remboursement selon les règles du pays.
C’est précisément cette mécanique que ViDA va bousculer pour une partie des entreprises.

Avant et après ViDA : pourquoi les demandes de remboursement de TVA étrangère vont se multiplier

ViDA ne touche ni à la directive 2008/9/CE ni à la 13e directive, et la réforme ne crée aucune procédure européenne unique de remboursement. Ce qui change, c’est le nombre d’entreprises qui vont devoir passer par ces procédures.

Contrairement aux premières mesures de la réforme ViDA au 1er janvier 2027, qui concernent surtout les ventes à distance et les marketplaces, les changements qui touchent la récupération de la TVA étrangère s’appliqueront au 1er juillet 2028. Le guichet unique OSS s’ouvrira aux ventes de biens à des particuliers réalisées depuis un stock situé dans un pays où l’entreprise n’est pas établie. L’autoliquidation deviendra obligatoire pour les ventes d’un fournisseur non établi à un client identifié à la TVA, et un dispositif centralisé couvrira certains envois de stock entre États membres. Chacune de ces mesures supprime des immatriculations locales, et avec elles la déclaration dans laquelle l’entreprise récupérait sa TVA.

Exemple : une PME française avec un entrepôt en Espagne, avant et après ViDA

Une PME française de cosmétiques loue un entrepôt près de Barcelone pour livrer ses clients particuliers espagnols. Elle paie chaque année 60 000 € HT de loyer et 15 000 € HT d’emballages et de matériel achetés sur place, soit 15 750 € de TVA espagnole à 21 %.

Exemple : un négociant qui achète et revend dans un autre pays de l’Union

Un négociant français en pièces industrielles achète du matériel chez un fournisseur établi dans un autre État membre et le revend à un client professionnel du même pays, sans que la marchandise en sorte. Dans un État qui n’applique pas encore l’autoliquidation à ce type de vente, il doit aujourd’hui s’y immatriculer pour facturer la TVA locale. Il déduit dans la même déclaration la TVA facturée par son fournisseur, et l’opération reste neutre.

À partir de juillet 2028, son client autoliquidera la TVA et le négociant n’aura plus besoin de numéro local. Son fournisseur, lui, continuera de lui facturer la TVA du pays sur l’achat. Sans déclaration locale pour la compenser, cette TVA devra être avancée, puis réclamée par la procédure de remboursement. Sur des volumes importants, l’économie d’une immatriculation se paie en trésorerie, et le calcul mérite d’être fait pays par pays avant l’échéance.

Un basculement qui n’a rien d’automatique

Tout dépend des opérations réalisées dans chaque pays et du régime choisi. Une entreprise qui garde une immatriculation locale, parce qu’une partie de ses opérations n’entre ni dans l’OSS ni dans l’autoliquidation, continuera de déduire sa TVA dans sa déclaration comme aujourd’hui. Pour une entreprise établie hors de l’Union, la logique est la même, avec la 13e directive et ses conditions plus strictes : représentant fiscal là où il est exigé, réciprocité, date limite plus courte.

Le guichet unique OSS ne rembourse pas la TVA sur les dépenses

La déclaration OSS ne contient que de la TVA collectée. Rien n’y est prévu pour imputer la TVA payée sur des frais de déplacement, un loyer, des fournitures ou la participation à un salon. Notre PME de cosmétiques déclarera donc chaque trimestre sa TVA espagnole collectée dans son OSS français, et déposera en parallèle ses demandes de remboursement sur le portail.

Les deux dispositifs se complètent sans se compenser : un crédit de TVA en Espagne ne vient pas réduire la TVA due via l’OSS.

Ce qu’il faut préparer avant juillet 2028

La bonne question n’est pas de savoir si ViDA simplifie la TVA européenne, mais dans quels pays l’entreprise renoncera à une immatriculation, quelle TVA elle y paie chaque année et combien de mois elle devra l’avancer. Pour ces pays, il faudra organiser la collecte des factures, suivre les dates limites et, hors Union, désigner un représentant là où il est exigé.
Nos équipes prennent en charge vos demandes de remboursement de TVA étrangère dans toute l’Union et vous aident à mesurer l’effet de la réforme sur vos flux.